Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли. Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина. Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга - это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств. Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования. Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на 2019 год

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств. Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

• на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
• обязательно нумерование каждой страницы книги;
• бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга - один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

Кассовая книга является важнейшим документом, который обеспечивает учет всех кассовых операций, таких как выдача или принятие денежных средств. В соответствии с распоряжением ЦБ РФ кассовые книги обязаны вести все организации и ИП (индивидуальные предприниматели), имеющие дело с наличными денежными средствами.

Ведение кассовой книги

В случае электронного варианта кассир в начале каждого рабочего дня подготавливает два листа, один из которых именуется «Отчет кассира», а другой бланк называется «Вкладной лист». Эти листы содержат полные реквизиты предприятия и должны иметь нумерацию в порядке возрастания. Последний лист за месяц и за год содержит указание на общее число листов за соответствующий период.

Ответственность кассира подтверждается его подписью, далее отчетные листы отдаются в бухгалтерию под подпись, а вкладные остаются непосредственно в кассе. После этого по мере накопления листы сшиваются и заверяются подписью руководителя учреждения и главного бухгалтера. При этом обязательно должно быть указано число подшитых страниц.

В случае ручного ведения кассовая книга, как правило, заводится на определенный период времени или для учета определенного числа операций. Перед началом работы все страницы нумеруются, их общее число указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Кроме того, для предотвращения несанкционированного изъятия листов все страницы кассовой книги должны быть прошиты и опечатаны специальными печатями (из сургуча или мастики).

Главный бухгалтер предприятия является ответственным за контроль над ведением формы КО-4. Если в организации имеется филиал или представительство, то законодательством не запрещено иметь отдельную кассовую книгу для этих подразделений в целях оптимизации учета и контроля за оборотом денежных средств. Также обстоит дело и в случаях подразделений, выделенных на отдельный баланс. В обоих ситуациях для унификации отчетности необходимо предусмотреть и утвердить специальную методику ведения кассовой документации, в которой указать образец заполнения кассовой книги, периодичность и перечень присылаемой документации.

Ведение кассовой книги в 2020 году обязательно для всех компаний, которые осуществляют любые операции с наличными денежными средствами. Причем вид системы налогообложения и организационно-правовая форма роли не играет. Факт ведения онлайн-касс на предприятии не снимает обязанности вести кассовую книгу по установленным правилам.

Официальное освобождение от составления книги имеют представители частного бизнеса, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Это право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России № 3210-У.

Кассовая книга: как правильно вести (2020)

Учет финансовых операций некоммерческой организации или ООО следует вести на унифицированном бланке кассовой книги (код по ОКУД 0310004). Единая форма документа КО-4 утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. Порядок заполнения представлен в пункте 2 Указаний № 3210-У.

Кассовая книга, бланк (скачать word)

Эта форма предназначена для хронологической регистрации реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров, на основании которых происходит движение наличности в учреждении.

Законодательство допускает несколько способов ведения книги:

• оформление на готовых бланках документа от руки;
• заполнение таблицы на компьютере с последующей распечаткой заполненных страниц;
• отчет может оформляться в специализированных бухгалтерских программах, электронно, с последующим формированием электронного документа, заверенного электронной подписью.

Заполнять строки и столбцы формы, как и проводить операции с наличными денежными средствами, должен кассир либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Допускается передать ведение кассовой книги представителю аутсорсинговой организации. Найти такую фирму несложно, например, поискать объявления в Москве.

Порядок заполнения кассовой книги

Форма состоит из трех частей:

• титульный лист;
• табличная часть;
• завершающая страница.

В левой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию:

1. В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД.
2. В части сведений об организации: полное наименование учреждения, код ОКПО. Адрес и телефон фирмы указывать не нужно.
3. Отчетный период — месяц, за который составлена кассовая книга, либо иной отрезок времени.
4. Заключительная часть. Кассовая книга, образец заполнения вручную, оформляется следующим образом: пропишите количество листов в кассовой книге (цифрами или цифрами и прописью). Заверьте печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера.

Инструкция для табличной части, как заполнять кассовую книгу (образец).

Кассовая книга - это внутренний документ, который иллюстрирует совокупность всех операций в организации за конкретный рабочий день. Она бережет от штрафных санкций, которые могут достигать 50 000 рублей. Узнайте, как правильно ее оформить и заполнить.

Унифицированный бланк кассовой книги указывается как КО-4 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Применять кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде могут как предприятия бизнеса, так и бюджетные и некоммерческие организации.

С 2013 года ведение кассовой книги не является обязательным, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец также прилагается.

Как заполняется кассовая книга

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2020 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). При отсутствии должности кассира в учреждении за ведение кассовой книги отвечает иной сотрудник бухгалтерии, которого указывает непосредственно руководитель в соответствующем приказе. Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга. Ведение кассовой книги в 2020 году можно отразить в следующей обобщенной схеме:

1. Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
2. Приход (поступление) денежных средств оформляется , выдача наличных денег проводится через . Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в кассовой книге.
3. В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи в кассовой книге должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Перед вами печатный вид кассовой книги. Код формы по ОКУД — 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Вот так выглядит бланк кассовой книги, скачать word можете бесплатно.

Заполнение кассовой книги

Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:

• на титульном листе кассовой книги отражаются реквизиты организации и ответственное подразделение (при наличии);
• бланк соответствует одному финансовому году;
• каждая страница должна быть пронумерована.

Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.

Некоторые учреждения ведут бланк вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации в графы кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей кассовой книги. Если в отчетный день совершается множество операций с денежными средствами, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этом столбце отражаются приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет кассовую книгу.

Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Также необходимо указывать количество прошитых листов. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Форма КО-4 «Кассовая книга»

Источник/официальный документ: постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000)

Форма КО-4 не используется в обычной жизни и о её существовании неизвестно обычным людям. Зато этот документ, в простонародье кассовая книга, очень хорошо известен всем предпринимателям России, и работать без неё они не могут.

Общие понятия о том, что такое форма КО-4

Порядок её ведения утверждён постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Тем не менее, форма КО-4 или кассовая книга, необходима далеко не всем субъектам предпринимательской деятельности. Она требуется только тем организациям, где присутствует некое движение наличных средств. То есть присутствует торговля за наличные.

Кстати говоря, необходимо обратить внимание на то, что 1 июня 2014 года по многочисленным просьбам предпринимателей в России ввели упрощённую систему оборота наличных. Согласно этой системы, индивидуальные предприниматели могут не оформлять кассовые книги и другие кассовые документы, такие как приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО).

Собственно, что такое форма КО-4, мы выяснили, теперь осталось написать несколько слов о том, как же правильно её вести.

Правила ведения кассовой книги

Итак, кассовую книгу можно вести двумя способами. Можно заполнять её бумажный вариант, ну а продвинутые пользователи компьютеров могут вести её в электронном виде.

Кстати стоит отметить, что если бумажная версия заверяется обычной подписью, то для электронной вам нужно будет зарегистрировать электронную подпись.

В компании осуществляющей розничную торговлю, может быть всего одна кассовая книга. Даже если некая компания ведёт разные виды деятельности, форма КО-4 в этой компании должна быть в одном экземпляре.

Кто же ведёт кассовую книгу? Форму КО-4 не может вести, кто попало, её должен вести кассир или его заместитель, отмечая движения наличных средств согласно приходных и расходных кассовых ордеров. Следит, за правильностью данных вносимых в кассовую книгу, должен главный бухгалтер предприятия. Если такого в штате компании не предусмотрено, то функции контроля осуществляет руководитель компании.

Бланк кассовой книги, формы КО-4

Чистый бланк кассовой книги вы сможете скачать по этой ссылке . Кстати говоря, вы скачаете бланки сразу в двух форматах, в формате Excel и Word.

Образец заполнения формы КО-4 (кассовой книги)

Как правильно заполнять кассовую книгу понять достаточно не сложно. Но что бы случайно не ошибиться, представляю вашему вниманию примеры заполнения.